Bir rica mesajında istenen eylem nasıl açık yazılır?
“Uygun olduğunda bana yardımcı olabilir misin?” nazik bir başlangıç olabilir. Fakat karşı taraf hangi iş için ne kadar katkı beklendiğini bilmiyorsa bu soruya anlamlı yanıt vermesi güçleşir. Rica mesajında saygılı tonla açık kapsam birlikte kurulabilir.
Temsili görsel: Doldurulmamış adres alanları bulunan zarf. Kaynak: Blank envelope of Russia.jpg; üretici: L. Monakova; lisans: Public domain. Kaynak bildirimi: Private collection of Lubov Monakova.
Varsayımsal olarak bir komşudan birkaç gün boyunca bir bitkinin durumuna bakması isteniyor olsun. Yalnız “bir göz atar mısın?” demek kişinin neyi üstleneceğini açıklamayabilir. İstenen işi önceden netleştirmek, kabulün de gerçek kapsama dayanmasını sağlar.
Bağlamı eyleme bağlayın
Önce niçin yazdığınızı kısa biçimde söyleyin. Uzun bir hikâyeyle başlayıp asıl isteği son satıra saklamak yerine gerekli bağlamı seçin. Örnekte evde olunmayacak zaman ve bitkiyle ilgili hangi yardımın istendiği temel bilgiler olabilir; özel yolculuk ayrıntılarının hepsi gerekmez.
Bağlam, alıcının kendi rolünü anlamasına hizmet etmelidir. “Çok yoğunum” ifadesi durumunuzu anlatabilir ama işi tanımlamaz. “Şu kontrolü yapabilir misin?” gibi belirli bir eylem, karşı tarafın zaman ve imkânını değerlendirmesini mümkün kılar.
Bir ricayı gizli görev listesine çevirmeyin
Kişi bir işi kabul ettikten sonra başta söylenmeyen çok sayıda yeni beklenti eklemek kapsamı değiştirir. İstenen katkı birkaç parçadan oluşuyorsa bunları kabulden önce açıklayın. Yardım teklifini bütün hazırlığın sorumluluğu gibi yorumlamayın.
Örnekte yalnız durum kontrolü isteniyorsa bakım kararları da kendiliğinden aynı kişiye geçmez. Gerçek bir bitki veya cihaz için gerekli teknik talimat, ilgili güvenilir açıklamadan sağlanmalıdır. Rica metni, bilinmeyen bakım yöntemini tahmin ederek üretmenin yeri değildir.
Yanıt için neyin bilinmesi gerekiyor?
Alıcının “evet” veya “hayır” diyebilmesi için işin kapsamı, ilgili zaman ve gerekli hazırlık açık olmalıdır. Bunlar kesinleşmemişse belirsizlik söylenebilir. Henüz bilmediğiniz ayrıntıları tamamlanmış plan gibi yazmak, kabulden sonra anlaşmazlık yaratabilir.
Bir yanıtı hangi zamana kadar beklediğiniz gerçekten önemliyse bunu gerekçesiyle açıklayabilirsiniz. Ancak sırf hızlı sonuç almak için keyfî baskı kurmak gerekmez. “Başka bir düzen kurabilmek için şu aşamadan önce bilmem gerekiyor” türünde somut ilişki, beklentiyi anlaşılır yapar.
Kabul ve ret için açık alan bırakın
Rica, karşı tarafın imkânını öğrenmek için soruluyorsa olumsuz yanıtın da mümkün olduğu anlaşılmalıdır. “Yapacağını biliyorum” gibi bir giriş, soru biçiminde görünse de karar verilmiş izlenimi yaratabilir. Alıcının kendi koşulunu açıklamasını dinleyin.
Kısmi yardım önerilirse kapsamı yeniden teyit edin. Kişi yalnız bir gün uygun olduğunu söylemişse bütün dönemi üstlendiği gibi yazmayın. Yeni anlaşmanın ne olduğunu kısa bir yanıtla netleştirmek, ilk mesajın belirsizliğini sonraki konuşmaya taşımamayı sağlar.
Rica bir başka kişiye iletilecekse kapsamın yolda kaybolmayacağını da düşünün. İlk alıcıya anlatılmış ama metinde yer almayan ayrıntılar yeni kişiye ulaşmayabilir. Aktarılabilecek kısa bir açıklama hazırlamak, yardım isteğinin farklı yorumlarla büyümesini önleyebilir.
Yanıt olumlu geldiğinde üzerinde anlaşılan kapsamı kısa biçimde teyit edin. Bu teyit yeni talep eklemek için değil, iki tarafın aynı işi anladığını görmek için kullanılabilir.
Son metni eylem gözünden okuyun
Mesajı alan kişi olduğunuzu düşünün. Sizden ne istendiğini tek cümleyle söyleyebiliyor musunuz? Hangi bilgiye hâlâ ihtiyaç duyuyorsunuz? Rica cümlesinin nazik olması, bu soruların yanıtını kendi başına vermez.
Fazla açıklamayı ayıklarken asıl kapsamı silmeyin. Kişisel gerekçenin uzun kısmı çıkarılabilir; fakat işin ne olduğu ve ne zaman gerektiği kalmalıdır. Aynı biçimde teşekkür cümlesi de istenen eylemin yerine geçmez.
Gönderilecek son sürümde bağlam, açık istek ve gerçek yanıt beklentisi birbirine bağlanmış olmalıdır. Bunlar katı bir mesaj şablonu değildir. Her ricada gerekli bilgiyi seçmeye yardımcı olan üç ayrı düşünme alanıdır; doğal diliniz içinde birlikte kullanılabilirler.
